Yey!, kami punya project keluarga

Setelah mengikuti sesi ke 4 Training advance A Home Team, melihat satu persatu teman menyampaikan project keluarga yang dirumuskan bersama keluarga masing-masing. Kami diminta menggali masalah yang kami hadapi. Keluarga saya mengambil masalah komunikasi jarak jauh yang kami hadapi karena salah satu anggota keluarga yang berpisah jarak dan waktu dengan kami.

Tahapan selanjutnya kami diminta menyusun prioritas masalah mana yang akan disusun untuk menggali ide. Kami diminta menggali ide yang kami kembangkan karena masalah yang kami hadapi. Saat menyusun prioritas kami diminta melakukan refleksi melalui pertanyaan mengapa harus dan bagaimana jika. Ini latihan yang tidak mudah juga, namun menurut saya karena itu belum menjadi kebiasaan saya.

Saat membuat prosesnya secara tertulis saya dan keluarga berembuk bersama, termasuk sulung saya yang sedang berada di provinsi berbeda dengan kami. Tantangan sudah dimulai sejak mendiskusikan apa yang menjadi pilihan ide kami sebelum memilih satu ide yang menjadi cikal bakal project keluarga kami.

Nama project keluarga kami adalah CERKOM JAUH (CERdas BerKOMunikasi JArak JaUH). Setelah menetapkan durasi project selama 3 bulan, kami memulai sharing kowledge tentang project yang akan kami lakukan.

1. Kami menetapkan "the big why" mengapa kami harus membuat project keluarga. Setiap anggota keluarga harus melatih diri bisa berkomunikasi secara produktif walaupun jarak memisahkan kami.
2. Kami menetapkan bagaimana cara yang kami gunakan untuk mengelola project keluarga. Dari diskusi dengan anggota keluarga cara yang kami gunakan antara lain membuat list bahan obrolan, memprioritaskan hal yang penting mendesak dalam berkomunikasi setelahnya baru kami mengobrol santai, bermain game atau sekedar ngobrol santai
3. Kami menetapkan nama leader project, team work serta indikator nya. Apa yang bisa digunakan untuk mengapresiasi apa yang dilakukan anggota keluarga setelah merampungkan diskusi bersama. Banyak jejak yang akan kami tinggalkan bersama-sama 

Kami sudah mendiskusikan tahapan Cerkom Jauh yang bisa kami latih bersama. Saya khusus mencari tools yang bisa kami pakai untuk manajemen project.

Seru sekali mencari daftar Project Management Tools yang bisa saya dan keluarga gunakan. 

Dari pencarian saya ada beberapa tools yang bisa kami gunakan

1. Trello

Merupakan project management tools yang memiliki sistem user-centered dan menawarkan interface paling menarik dan sangat interaktif dan hemat biaya. tolls ini saya kenal dan pelajari dari Institut Ibu Profesional kelas Bunda Produktif

Ada 5 keunggulan menggunakan Trello melalui aplikasi dibandingkan dengan versi web.

Trello memiliki beberapa fitur unggulan, yaitu:

a. Koneksi power-up

Tool ini memiliki trik konfigurasi dengan kapasitas hampir tidak terbatas dan bisa membantu mengadopsi proyek yang paling rumit sekalipun.

Selain itu, tool ini juga terhubung ke Google Drive, Salesforce, Evernote, dan GitHub serta bisa memfilter board, fitur keamanan tingkat advance, dan kontrol administratif.

Keunggulan lainnya adalah, gratis API developer jika menggunakan Trello melalui aplikasi, plug-in, atau extension.

b. Metodologi board dan card yang unik dan mudah digunakan

Sangat cocok untuk kamu yang masih pemula dalam hal penggunaan tools project management.

c. Board publik dan private

Kamu bisa membentuk tim yang publik atau private dengan Trello dan bisa membuat board, card dan tim sebanyak yang kamu butuhkan.

d. Kolaborasi end-to-end

Tool ini mampu menghubungkan individu dan tim yang bisa berinteraksi sosial dalam satu sistem.

Fitur ini bermanfaat bagi anggota tim agar bisa mengikuti setiap perubahan status, penambahan lampiran, komentar, dan penambahan label dan checklist.

e. Pengelompokan tim

Kamu bisa menggolongkan tim menjadi beberapa bagian sesuai kebutuhan. Misalnya tim finance dan tim marketing.

2. Mavenlink

Tool project management ini hadir bagi pengguna yang ingin mencari tools yang sederhana, tidak mahal tapi bisa menangani proyek panjang dan kompleks.

Merupakan kombinasi kolaborasi, perencanaan sumber daya, financial management, dan project management yang mampu menyusun budget suatu proyek.

Adapun fitur unggulan Mavenlink adalah:

a. Cost control

Fitur ini berisi tentang pengendalian biaya dan memberikan laporan keuangan secara real-time. Kamu bisa mengatur sumber daya yang kamu miliki yang secara otomatis akan menghubungkan pengeluaran.

b. Project planning

Fitur ini berguna untuk membuat rencana proyek secara real-time, berbagi tugas kepada tim dan menjadwalkan deadline. 

c. Project accounting

Kamu bisa membuat laporan keuangan proyek dengan memanfaatkan fitur ini karena menghitung pengeluaran, menghitung pajak penjualan, membuat perubahan pesanan, dan lain-lain.

d. Business intelligence

Fitur ini berguna untuk menyiapkan data insight. Kamu bisa melihat profit margins, status proyek, utilisation stats, dan pengeluaran serta kustomisasi laporan sesuai kebutuhan.

e. Team collaboration

Kamu bisa terhubung dengan tim, memulai percakapan, upload file, dan bertukar informasi melalui fitur ini.

Baca Juga: Mengenal Profesi Product Marketing Manager dan Tantangannya

3. Bitrix24

Merupakan project management tools yang fokus pada fitur percakapan dan manajemen waktu dan berfungsi untuk koordinasi, pembuatan jadwal dan tugas.

Kamu bisa menjadwalkan deadline dan membuat laporan secara detail dan akurat. Kelebihan lainnya adalah, Bitrix24 bisa digunakan secara gratis dan menambahkan 12 tim pada board.

Fitur yang ada pada Bitrix24, di antaranya adalah:

a. 35 tools kolaborasi

Tersedia 35 tools kolaborasi seperti, chat, video, integrasi sosial media, mail servers, beberapa macam saluran komunikasi, dan lain-lain.

b. Sales management

Kamu bisa menyediakan proses invoice dan kontak manajemen dengan fitur ini.

c. Kombinasi sales management, project management, dan CRM

Bitrix24 cocok untuk digunakan pada proyek skala besar dengan memanfaatkan fitur ini.

d. HR tools

Fitur ini berguna untuk mengurus segala kebutuhan sumber daya manusia (HR/human resource). Misalnya, knowledge management, direktori karyawan, manajemen izin karyawan, proses recruitment, dan lain-lain.

e. Dedicated call center

Kamu bisa melakukan panggilan telepon nasional dan internasional dari nomor handphone dan landline, serta menerima panggilan telepon melalui Bitrix24 tanpa meng-install adds-on atau software tambahan.

f. Komunikasi tak terbatas dengan customers

Kamu bisa berkomunikasi dengan customers melalui email, sosial media, telepon, instant messenger, live chat, atau web form yang akan tercatat dalam satu database.

4. Basecamp

Project management tools Basecamp cocok bagi pengguna yang menyukai operasi secara singkat dan sederhana. Kamu bisa memantau progress, mengejar deadline, dan mendelegasikan tugas melalui Basecamp.

Adapun fitur pada Basecamp:

a. Project milestone schedule

Kamu bisa mengkonsolidasikan tim untuk tugas yang penting, menjadwalkan deadline, dan menyiapkan milestone dengan menggunakan fitur yang satu ini.

b. Automatic check-ins

Fitur ini bisa digunakan anggota tim untuk membuat catatan apa saja yang sudah dilakukan dalam waktu tertentu. Misalnya per hari, per minggu, dan per bulan.

c. All-in-one

Dengan fitur ini kamu bisa mengumpulkan semua data proyek, klien, dan komunikasi internal tim.

d. Universal applicability

Basecamp menyediakan alat konfigurasi yang bisa membantu kamu melakukan penyesuaian proyek manajemen sesuai kebutuhan. 

e. Discussion board yang profisien

Merupakan fitur yang bisa dimanfaatkan untuk menjalankan sistem tanpa menggunakan software pihak ketiga.

f. To-do lists

Fitur yang satu ini memungkinkan kamu untuk mempersonalisasi dashboard dan membuat prioritas tugas serta melacak kemajuan proyek.

g. Laporan cross-team dan cross-project

Fitur ini menyediakan aneka macam laporan standar dan custom untuk meringkas kegiatan proyek, mulai dari apa yang sudah dikerjakan, status proyek, dan deadline yang akan datang.

5. Asana

Merupakan project management tools dan sistem kolaborasi yang menawarkan salah satu customer service terbaik di pasaran.

Asana juga menawarkan pendelegasian tugas yang mudah dan change management terbaik. Selain itu, kamu juga bisa melakukan pengembangan taktik manajemen serta kolaborasi proyek baru dengan menggunakan Asana.

Berikut ini Fitur unggulan Asana:

a. Custom tracking fields

Fitur ini akan membantu kamu saat ingin memantau perkembangan proyek. Misalnya, lamaran kerja, leads, dan lain-lain.

b. CSM

Tersedia CSM (Customer Success Manager) yang akan membantu menggunakan tools Asana. Selain itu, tersedia juga layanan selama 24/7 untuk kasus emergency.

c. Task dependencies, subtasks, and columnar project structures

Kamu bisa melakukan kontrol progress proyek sampai selesai dan membuat laporan progress secara detail dengan memanfaatkan fitur ini.

d. Dedicated smart inbox

Fitur ini memungkinkan untuk memilih email provider yang kamu suka. Terdapat fitur dedicated smart inbox yang berguna untuk memilih notifications yang relevan saja.

Selain itu, email yang masuk bisa diubah menjadi tugas secara otomatis.

e. Premade templates

Tersedia aneka premade templates yang bisa dipilih untuk menambahkan workflow baru pada sistem secara cepat.

f. Kolaborasi dengan pihak ketiga

Fitur ini memungkinkan kamu untuk berbagi data dengan rekan, tamu, atau pihak ketiga.

Baca Juga: Mengenal Google Analytics Lebih Dalam di Dunia Digital

Itulah daftar project management tools terbaik yang akan memudahkan pekerjaanmu. Pilihlah tools yang menyediakan semua kebutuhan secara lengkap agar proyek yang dikerjakan bisa berjalan dengan lancar.

Kamu bisa tanya jawab dengan pengguna lain jika gabung dengan komunitas. Langsung saja sign up dan mulai tanya jawab.

Sumber

Trello

Mavenlink

Bitrix24

Basecamp

Asana