Manajemen waktu ibu bekerja.

Pada tanggal 23 November 2020, Tim Research & Development Hexagon City telah berhasil melaksanakan pelatihan perdana dengan tema Manajemen Waktu Ibu Bekerja. Pelatihan dilakukan dengan aplikasi zoom dengan nara sumber Bunda Oca.

Bagi kami Hexagonia, pelatihan seperti ini adalah kesempatan berharga untuk mengulang dan melengkapi ilmu tentang manajemen waktu. Setelah mengikuti pelatihan tersebut, saya ingin melakukan review dan melengkapi pengetahuan tentang manajemen waktu yang juga akan kami terapkan dalam pembuatan  buku bersama teman-teman di Co-Housing Manajemen Waktu dan Diri (Maudi).

Manajemen waktu yang dibahas kali ini bisa diterapkan oleh seorang ibu, baik ibu yang melakukan aktivitas di ranah publik maupun domestik, namun sesuai dengan tema pelatihan, kali ini fokus nya adalah manajemen waktu bagi ibu bekerja. Beberapa hal yang menjadi review saya dari pelatihan yang saya ikuti ini antara lain;

Membuat List Kegiatan

Saat membuat list kegiatan ini, kami diminta untuk memetakan seluruh kegiatan dalam kebutuhan 3 ranah energi dan waktu, yakni;

1. On fire. Kegiatan yang termasuk dalam list on fire adalah kegiatan yang membutuhkan energi besar dan fokus. Saat On fire kita dapat menggali Ide, membuat planning, menuntaskan kegiatan.
2. Biasa Saja. Kegiatan yang bisa dimasukkan kedalam list biasa saja adalah kegiatan yang membutuhkan energi sedang atau biasa. Umumnya kegiatan yang dilakukan merupakan kegiatan yang bersifat rutinitas dan bisa dilakukan dengan multitasking. 
3. Santai. Kegiatan yang termasuk dalam list santai adalah kegiatan yang membutuhkan sedikit energi, biasanya digunakan untuk melakukan me-time, leyeh-leyeh. 

Saat itu kami diminta memetakan aktivitas berdasarkan kebutuhan energi dan waktu ini. Saya ingin memetakan aktivitas saya sebagai Hexagonia. Hexagonia adalah sebutan bagi kami member Ibu Profesional yang ikut dalam kelas Bunda Produktif.

Setelah mempetakan aktivitas, Bunda Oca mengingatkan agar kami agar menggunakan fitur-fitur yang terdapat pada gawai, komputer atau laptop dalam melakukan manajemen waktu. Pemilihan fitur ini bisa disesuaikan dengan tujuan dan mitra atau klien yang akan dihadapi. Fitur-fitur tersebut antara lain:

• Bullet Journal untuk mencatat kegiatan pribadi. Untuk kegiatan ini sebenarnya menarik, namun saya belum tertarik, padahal saya juga membutuhkan fitur ini, namun saya pikir karena saya juga memiliki niat untuk fokus mempelajari tentang blog terlebih dahulu, maka saya akan memaksimalkan blog saya sebelum beralih memakai alat atau fitur lain untuk mencatat kegiatan pribadi. Bagi teman-teman yang berniat mempelajari lebih jauh tentang Bullet Journal silahkan mengikuti torehan keren dari Teh chika.hs 
• Google Kalender bisa digunakan untuk meeting, seminar, workshop, kegiatan penting
• Post it untuk membuat menu mingguan
• Google Hangout
• Google classroom untuk pengarsipan
• White board bisa digunakan untuk menulis home education, untuk pencatatan cash flow
• Teknik Pomodoro. Yaitu  teknik 25 menit fokus tanpa diganggu lalu istirahat, hanya untuk tugas mendesak.

Saya tertarik mencari informasi lebih jauh tentang Teknik Pomodoro. Teknik ini biasanya digunakan untuk melatih fokus dan meminimalkan distraksi dalam mengerjakan sesuatu. Pomodoro adalah sebuah teknik manajemen waktu yang dikembangkan oleh Francesco Cirillo pada akhir tahun 1980-an. 

Teknik Pomodoro ini menggunakan pengatur waktu untuk membagi pekerjaan ke dalam beberapa interval, biasanya berdurasi 25 menit, dipisahkan dengan jeda singkat.Teknik ini digunakan oleh Francesco Cirillo sejak dia kuliah, saat itu dia menyadari bahwa dia memiliki masalah susah fokus saat belajar. Francesco Cirillo menyadari bahwa dia harus belajar dengan menggunakan interval waktu, tertentu dengan diselingi waktu istirahat agar kondisi fisik maupun psikisnya tetap terjaga.

Setiap interval dikenal sebagai pomodoro, kata ini berasal dari bahasa Italia yang berarti tomat. Nama ini dipilih karena saat mengembangkan teknik ini, Francesco menggunakan timer dapurnya yang berbentuk tomat merah. Jadi jika kita ingin melatih teknik ini segera siapkan timer yang berfungsi menjadi alarm ya. Timer bisa berupa jam, gawai dan lainnya.

Teknik Pomodoro dilakukan dengan membuat pembagian waktu belajar menjadi interval yang biasanya disebut "jendela kerja" selama 25 menit. Setelah 25 menit "jendela kerja" ini berakhir lalu kita menyelingi dengan kegiatan istirahat.

Minggu depan anak-anak mulai memasuki masa ujian. Hilmi anak saya memiliki gaya belajar kinestetik. Selain dia sangat suka bergerak saat belajar, karena usianya masih 10 tahun maka sangat wajar jika dia harus melatih fokus untuk bisa melakukan proses belajar. Lalu saya tertarik menggunakan konsep pomodoro ini. Karena jaraknya pendek dan Hilmi senang men-set timer sebagai alarm lalu berusaha fokus dengan proses belajarnya.

Cara yang kami gunakan untuk melatih pomodro ini antara lain;

1. Kami menyiapkan bahan pelajaran yang akan dipelajari dan diulang oleh Hilmi. Kami menetapkan maksimal berapa pelajaran per hari yang harus dipelajari Hilmi dengan fokus. 
2. Kami men-set timer di gawai selama 25 menit.
3. Hilmi memulai proses belajarnya dengan fokus sampai timernya bernunyi. Dia berlatih untuk fokus belajar tanpa menyambi misalnya dengan bermain bola, melempar sesuatu, fokusnya dialihkan ke timer. Dan dia berhasil melewati "jendela kerja"nya walau terkadang dia berkata "eh tunggu dulu umi, ulang lagi hafalannya, ulang lagi pemaparannya"
4. Namun setelah alarm berbunyi maka saya katakan "waktu jendela kerja selesai", lalu kami mengambil jeda sebentar. saya memberi waktu 5 menit saja. Saya sampaikan tidak mengapa jika beluam selesai sesuai target saat ini nak, nanti kita ulang lagi sampai kita mahir.
5. Saat istirahat kami melakukan kegiatan lain seperti minum, makan, ke toilet, meregangkan anggota tubuh ataupun sekedar mengambil HP untuk memeriksa apakah ada pesan penting yang masuk.
6. Setelah melewati 3 kali jendela waktu kami pun menyudahi proses belajar hari itu. Sebenarnya kami bukan saja belajar sesuai mata pelajaran Hilmi, namun juga belajar melatih fokus dengan teknik pomodoro itu sendiri.

Kita kembali ke materi pelatihan Manajemen waktu ibu bekerja ya..

Manajemen energi dan manajemen emosi

Heatmap

Heatmap adalah cara yang digunakan untuk melakukan upgrade manajemen energi. Bunda Oca meminta kami membuat Pemetaan energi kami dalam 24 Jam. Heatmap merupakan visualisasi atau pemetaan dengan menampilkan data dengan representasi warna yang berbeda-beda. Biasanya, untuk kegiatan produktif warnanya akan semakin gelap, umumnya disimbolkan dengan warna merah. 

Dengan memetakan heatmap, kami bisa mengetahui dengan baik aktivitas yang kita lakukan selama 1 hari. 

Heatmap ini dibuat berdasarkan jam biologis kita, dalam hal ini kita diminta membuatkan pembagian kegiatan produktif, sedang, kurang produktif dan waktu istirahat (tidur) dan memasukkan nya ke dalam heatmap. Hal penting yang harus dilakukan adalah "mengenali dan mendengarkan diri lebih dalam". 

Manajemen risiko

Manajemen resiko dibuat agar kita memahami pentingnya membuat perencanaan, membuat opsi-opsi dalam perencanaan. Setelah itu kita juga harus siap untuk menerima konsekuensi dan melakukan evaluasi. Semua proses ini adalah proses belajar yang bisa dilakukan dan terus dikembangkan sampai kita ahli mengatur manajemen waktu kita sendiri. Ada beberapa hal yang harus diingat dalam menyusun menejemen resiko ini yakni :

• Selalu sedia rencana rutin
• Menurunkan standar kepuasan
• Perkaya pengalaman

Agar kita tidak mengalami tidak burn out atau kehilangan motivasi atau malah membuat menyerah, kita dalam melakukan identifikasi risiko dan sadari kemampuan diri kita. Mengapresiasi setiap pencapaian adalah salah satu cara yang dapat digunakan. Tetap semangat.