Memacu Diri di Zona X-tra Miles

Perubahan terkadang harus dipaksakan sebelum menjadi sebuah kebiasaan.  Hal tersebut yang akan kami lakukan setelah mendapatkan materi X-Tra Miles di kelas Bunda Produktif, kami diminta melakukan beberapa hal, yakni :

Knowledge Management Zona 4E

Setelah mendapatkan knowledge management zona 4E, kami melakukan diskusi bersama teman-teman satu  Co Housing. Kami mendiskusikan untuk mengumpulkan aktivitas baik yang dilakukan secara pribadi dan kelompok. Kami juga diminta mengidentifikasi aktivitas apa saja selama di Hexagon City yang masuk aktivitas ENJOY. Menandai aktivitas yang termasuk dalam ENJOY ini adalah apabila saat kita melakukan aktivitas tersebut mata kita berbinar, energi yang kita miliki seperti tidak pernah habis.

Kami juga diminta untuk melihat apakah ketika ada tantangan, apakah tidak akan menyerah, apakah kami selalu mencari jalan keluar terhadap tantangan yang kami hadapi, dan apakah kami selalu mendapatkan cara mengatasinya. Jika kami berada pada kondisi tersebut maka kami bisa memasukkan aktivitas tersebut ke dalam kategori EASY

Disaat kami mampu menikmati aktivitas yang kami lakukan, lalu muncul internal motivation bahwa kami harus mengerjakannya, tidak perlu dikejar-kejar teman atau leader, mudah melakukannya, konsisten menambah jam terbang hingga hasilnya bagus, berkembang sesuai harapan atau bahkan di atas harapan, maka kami bisa masukkan aktivitas yang kami lakukan ke dalam kategori EXCELLENT

Lalu kami diminta melihat tahapan selanjutnya. Apakah kami bisa melihat sisi produktivitas di kegiatan yang kami tekuni di project passion dalam Co Housing kami, apakah membuat kami ikut terlibat aktif berkarya?. Pada tahap ini kami diingatkan kembali bahwa Produktivitas bukan saja berhubungan dengan urusan menghasilkan uang atau tidak, tetapi aktif berkarya atau tidak. Jika kami sudah memahami dan melaksanakan aktivitas seperti itu, maka Ya, kami sudah melakukan aktivitas yang termasuk ke dalam kategori EARN. Kami diminta membuat contoh aktivitas yang bisa kami masukkan ke dalam kategori ini, misalkan dalam aktivitas saya, saya mengikuti kegiatan pelatihan yang memiliki hubungan dengan project passion yang akan kami kerjakan secara bersama, lalu setelah mengikuti pelatihan tersebut saya membuat resume dan membuat disain sederhana berdasarkan sumber ilmu yang saya dapatkan, lalu saya melakukan sharing kepada teman-teman satu Co Housing.

Team check-in and Icebreaker

Agar menghidupkan suasana, saat bertugas sebagai penanggung jawab grup, saya mencoba melakukan variasi dalam komunikasi, caranya, saya mencoba mencari meme, video atau pun quote yang dapat memecah suasana sehingga lebih terasa akrab. Terbayangkan jika didalam berinteraksi kita hanya membicarakan hal serius saja, pasti komunikasi terasa sangat formal dan terkesan tidak akrab. 

Saat melakukan team Check-in dan ice breaking ini kami dapat menggali perasaan teman-teman 1 Co Housing, kami menjadi lebih terbuka, bahkan sering banyak ide-ide baik yang muncul setelah Team Check-in dan Ice breaking dilakukan. 

Affinity Diagram

_"Insanity is doing the same thing over and over again and expecting different results."_ - Albert Einstein" 

Sudah pernah membaca quote nya om Einstein diatas kan?, Jadi "gila aja" saat kita menginginkan hasil yang berbeda namun apa yang kita lakukan tetap begitu saja, tidak ada perubahan. Nah, di fase X-tra Miles ini kami diminta untuk melakukan hal diluar kebiasaan kami selama ini. Saya juga meyakini terkadang perubahan itu perlu dipaksakan sebelum menjadi sebuah kebiasaan. Jika kita mengerjakan sesuatu dengan cara biasa, maka kita akan mendapatkan hasil yang biasa saja. Saat materi disampaikan Ibu Septi Peni Wulandani menyampaikan misalkan saja kita menginginkan perubahan besar maka seharusnya upaya yang kita lakukan juga sebesar keinginan tersebut.

2 + 2 = 4, ini sudah biasa kita pelajari dari usia sekolah dulu. Namun, jika kita mengerjakan sesuatu dengan usaha yang luar biasa, maka kita akan mendapat hasil yang berlipat. Bisa saja salam hitungan matematika nya menjadi :

2 + 2^2 = 6

2^2 + 2^2 = 8

Pada fase X-Tra Miles ini kami diminta menambahkan satu hal yang akan membuat kami menjadi extraordinary (luar biasa). Tentu saja kami harus merubah aktivitas-aktivitas kami di project passion Co Housing pada zona pekan ini dengan extra miles,. Kami haru menambahkan satu hal yang belum kami lakukan sebelumnya, hal yang berbeda.

Di Co Housing Maudi, kami segera berdiskusi secara intensif, kami mengevaluasi apa saja yang telah kami capai, dan apa yang belum kami capai, sehingga kami memahami aktivitas apa yang harus kami tingkatkan ritme nya dan masuk ke dalam X-Tra Miles.

Dari materi X-Tra Miles kami memperoleh pengetahuan untuk mewujudkan hal ini yakni dengan membuat :

Impact Effort Matrix

Impact Effort Matrix adalah matrix yang akan membantu saya dan tim untuk me-manage waktu dan peran agar kami bisa mencapai goals project passion secara efisien. 

Caranya antara lain dilakukan dengan 2 hal, yakni ;

  1. Kami diminta untuk menyiapkan sticky notes, manfaatnya antara lain kami bisa menulis aktivitas-aktivitas yang ada di project passion kami selama ini, kemudian kami menuliskan ide-ide apa saja yang perlu kami lakukan dengan X-tra Miles.
  2. Lalu kami mengevaluasi apakah aktivitas dan ide tersebut masuk kategori major project, quick win, fill in, atau thankless task? 

Thankless Task > High effort, low impact

Aktivitas yang termasuk dalam kategori thankless task adalah aktivitas yang sudah kita kerjakan dengan mati-matian, tetapi dampaknya kecil. 

Lalu, kami diminta mengidentifikasi kegiatan-kegiatan kami selama ini. Apabila ada kegiatan kami yang masuk kategori ini, kami harus segera menghentikannya, kemudian kami harus pindah ke kuadran lain.

Fill in > Low effort, low impact

Kategori yang termasuk didalamnya adalah beberapa pekerjaan yang tidak bisa kita hindari. Kegiatan yang termasuk didalamnya adalah kegiatan yang pada saat kita kerjakan dalam kondisi lelah pun, kita bisa mengerjakannya. Biasanya kegiatan-kegiatannya hanya untuk menggugurkan kewajiban. 

Saat menemukan kegiatan yang termasuk dalam kategori ini, kami diminta untuk menaikkan lagi usaha kami, sehingga kegiatan tersebut masuk ke sisi yang berbeda, yaitu agar low effort, high impact.

Quick Wins > Low effort, high impact

Bagaimana cara mengidentifikasi kegiatan yang termasuk ke dalam kategori ini?, ternyata kami diingatkan untuk melatih diri dengan memunculkan ide-ide baru. Misalkan biasanya kami mengerjakan sesuatu mepet deadline, maka kami harus manage waktu agar tidak mepet deadline. 

Biasanya untuk terbiasa dengan kategori ini, cara yang dilakukan adalah dengan melatih mencicil kegiatan yang telah direncanakan 15 menit sehari, lalu bisa dinaikkan menjadi 30 menit sehari. 

Saya melatih kebiasaan ini dengan membuat list aktivitas, lalu membuat pencapaian harian yang bisa saya kerjakan, setelahnya saya akan mengapresiasi diri sehingga saya semakin termotivasi untuk terus menerus melakukan kegiatan atau menyelesaikan pekerjaan dengan efisien. Biasanya dalam satu hari saya tidak menetapkan komitmen untuk melakukan diskusi dengan teman-teman Co Housing setiap harinya, saat ini saya membiasakan diri untuk intens berkomunikasi minimal 30 menit terlibat aktif untuk berdiskusi dengan teman-teman. Hal ini saya lakukan agar impact kehadiran saya naik. Saya belajar untuk fokus pada diskusi produktif, belajar fokus pada pencapaian yang kami lakukan setiap harinya sebagai tim, tidak terdistraksi dengan yang lain.

Sebagai tim kami menyepakati beberapa hal agar project passion kami berjalan dengan lebih baik, antara lain;

  1. Menentukan hari khusus setiap pekan sekali diskusi dg tatap muka agar efisien ➡️ ide : Setiap jumat Siang : jam 13.00 - 14.00 WIB  atau  Malam : 20.00 - 21.00 WIB. Hal ini kami sepakati bersama semua anggota Co Housing.
  2. Bergiliran menyapa grup ( buat jadwal )  setiap hari memulai diskusi tentang progress project Passion ➡️ Menjawab menyesuaikan jam on line masing2 anggota. Kami juga bisa membuat prioritas 15-30 menit setiap hari.
  3. Membentuk grup kecil sesuai aktivitas yang kami ambil agar project passion kami semakin efektif dan efisien. Dalam hal ini kami membagi Jobdesc menjadi tim ➡️ Marketing ➡️ Editing ➡️ Design 
  4. Membuat List aktivitas apa saja yang sedang dan akan kami lakukan sesuai milestone yang sudah dibuat  agar mudah meng-update sesuai pencapaian yang sudah kami lakukan. Hal apa saja yang telah kami selesaikan hal apa saja  dan mana yang pending.
  5. Menentukan tema apa saja ayang akan didiskusikan setiap hari sesuai progress PP dg milestone yangg sudah dibuat. Misal : Senin ➡️ Penulisan menuliskan progress tulisan setiap kontributor. Selasa➡️ Kegiatan Editing dan progress. Rabu ➡️ Kegiatan Marketing dan progress

Major project > High effort, high impact

Kategori aktivitas yang termasuk didalamnya adalah ide-ide atau aktivitas-aktivitas yang tidak pernah kami lakukan dengan berbagai macam alasan, misalkan sibuk, tidak bisa menambahkan aktivitas lagi. Kami diminta untuk lebih berkomitmen, kami mencoba untuk menghilangkan alasan lalu mencoba memaksakan diri untuk menambah satu aktivitas lagi untuk mencapai hasil yang berbeda.

Summary and Action Items

Pada tahap summary and action items, kami menetapkan ide-ide X-tra miles yang bisa kami lakukan untuk grup kami pada zona ini, tujuannya agar project passion  yang kami tetapkan bisa melaju dengan cepat dan berbeda. Hal yang bisa dilakukan antara lain;

  1. Menuliskan ide-ide X-tra Miles
  2. Memilih peran yang akan kami lakukan dan menyematkan foto pada bagan X-Tra Miles.

Saat melakukan diskusi, kami menulis action items di tiap box. Ketika masih ada aktivitas yang berada di thankless task, kami berdiskusi cara untuk menggeser aktivitas tersebut masuk ke kategori fill ins. Ketika banyak kegiatan yang ada di kategori fill ins, kami berupaya untuk menggeser ke quick wins. Ketika suatu aktivitas sudah masuk arena quick wins, maka kami berlatih lagi untuk menggeser ke major project

Kami berdiskusi bagaimana kami bisa melakukan aktivitas produktif dengan setahap naik satu. Setelah tercapai lalu kami menambah satu lagi, sehingga setiap hari dan pada pekan selanjutnya kami sudah tidak memiliki lagi aktivitas yang berada di zona thankless task. Kami sudah tidak memiliki kegiatan yang membuat frustrasi, stres yang bisa membuat kami menyerah dalam mewujudkan project passion. 

Untuk berlatih bersama kami intensif berdiskusi, mencatatkan pencapaian kami lalu tidak lupa kami membuat laporan dengan mengisi bagan dan memasang foto kami pada X-tra miles yang sudah kami pilih. Proses ini tidak bisa instan, kami harus berlatih secara bersungguh-sungguh lalu berlatih bersama.

_“The mind is just like a muscle—the more you exercise it, the stronger it gets and the more it can expand.”_ - Idowu Koyenikan

Aktivitas tambahan Go to the X-Tra Miles : 

Fiil In ➡️ Low Effort Low impact 

▪️Diskusi by Wag yang belum ada kesepakatan waktunya 

▪️Diskusi dengan tema atau pembahasan yang bertukar-tukar.

Quick wins ➡️ Low Effort High impact 

▪️Diskusi tatap muka by virtual disepakati sepekan sekali 

▪️Membuat action progress agar mudah meng-update PP

▪️Membuat habit tracker

▪️Membuat materi iklan

▪️Membuat timeline aktivitas

Major Project ➡️ High effort - High impact 

▪️ Diskusi setiap hari 30 menit untuk update progress PP dengan satu tema dan satu orang pic yang bertanggung jawab dg  jalannya diskusi

▪️Berdiskusi tentang isi buku





Komentar

Postingan Populer

Juma Lau, Tempat Wisata Asri Dekat dari Medan

Tentang Olfactory dan Gustatory

Let's Read, Menumbuhkan minat baca dengan menyenangkan.